Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach korzystania z Microsoft Teams

Kto jest administratorem danych osobowych?

Dr. Schumacher GmbH
Am Roggenfeld 3
34323 Malsfeld
E-mail: it-support(at)schumacher-online.com
Tel.: +49 5664 9496-0
Faks: +49 5664 8444

Jak można skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych?

Nasz inspektor ochrony danych jest dostępny pod następującym adresem kontaktowym:
datenschutzbeauftragter(at)schumacher-online.com

Które z Państwa danych osobowych są przez nas przetwarzane?

Podczas wideokonferencji prowadzonych przez Microsoft Teams przetwarzamy następujące dane osobowe:

Dane związane z komunikacją (np. adres e-mail w przypadku podania danych osobowych)
Podstawowe dane osobowe (wyłącznie w przypadku ich podania)
Dane ze spotkania online (jeżeli dane osobowe pojawiają się w informacjach tekstowych/pisemnych).
Dane obrazowe i dźwiękowe
Dane uwierzytelniania
Pliki dziennika zdarzeń, dane protokołu
Metadane (np. adres IP, czas uczestnictwa itp.)
Dane profilu (np. nazwa użytkownika, jeżeli została dobrowolnie podana)

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Realizacja umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub realizacja stosunku zatrudnienia – § 26 ust. 1 BDSG
Microsoft Teams umożliwia nam przeprowadzanie wideokonferencji w celu komunikacji z Państwem lub wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwie. Zastępują one np. wizyty na miejscu, spotkania lub służą do celów szkoleniowych.

Wideokonferencje nie są zazwyczaj rejestrowane. Jeżeli wideokonferencja ma być mimo wszystko rejestrowana, muszą Państwo najpierw udzielić odpowiedniego zezwolenia / odpowiedniej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Kto ma dostęp do Państwa danych osobowych (wewnętrznie i zewnętrznie)?

Dostęp wewnętrzny: Zaangażowany personel, dział IT

Dostęp zewnętrzny: Podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, Microsoft, ew. podmioty zewnętrzne również zaproszone na wideokonferencję.

Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzescich. Nie można jednak całkowicie wykluczyć takiego przekazania w zakresie, w jakim spółka Microsoft Ireland jest do tego zobligowana jako spółka amerykańskiej spółki macierzystej.

Oprócz standardowych klauzul umownych i umowy powierzenia przetwarzania danych, zawarliśmy z firmą Microsoft także dalsze regulacje w zakresie ochrony danych dotyczące usług online Microsoft (Data Protection Addendum, DPA). Zgodnie z nimi, firma Microsoft może gromadzić dane wyłącznie w Niemczech. Przetwarzanie danych przez firmę Microsoft podlega przy tym przepisom RODO zgodnie z prawem Unii Europejskiej.

Ochrona Państwa danych osobowych jest dla nas ważna. Niemniej jednak istnieją potencjalne zagrożenia, których nie można obecnie całkowicie wykluczyć pomimo stosowanych środków ochrony danych i bezpieczeństwa danych w związku z przetwarzaniem. W szczególności:

Państwa dane osobowe mogłyby być potencjalnie przetwarzane przez firmę Microsoft w sposób wykraczający poza faktyczny cel realizacji zamówienia i pozyskane przez osoby trzecie.
Mogą Państwo nie być w stanie skutecznie wyegzekwować swojego prawa dostępu do danych od firmy Microsoft Corporation.

Dalsze informacje na temat dochodzenia swoich praw od firmy Microsoft można znaleźć pod adresem: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Jeżeli uczestnik wydarzenia przebywa w państwie trzecim, dane są przekazywane również do odpowiedniego państwa trzeciego.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Treści wideokonferencji, takie jak dane audio, obrazowe i tekstowe, nie będą po jej zakończeniu przetwarzane dalej i zostaną usunięte po zakończeniu sesji. Wyjątek stanowią ewentualne przypadki rejestracji, o których poinformujemy Państwa oddzielnie. Tymczasowe przechowywanie danych plików dziennika przez system jest niezbędne do procesu rejestracji, aby umożliwić dostarczenie żądanych dokumentów do komputera użytkownika. W tym celu adres IP użytkownika musi być przechowywany przez czas trwania sesji. Dane te przechowujemy ponadto przez okres 90 dni.

Czy nie przekazanie nam danych wiąże się z jakimikolwiek niedogodnościami dla Państwa?

Jeżeli nie przekażą nam Państwo swoich danych, niestety nie będziemy mogli zaprosić Państwa na wideokonferencję ani zezwolić Państwu na uczestnictwo w niej.

Jakie prawa Państwu przysługują?

W przypadku spełnienia wymogów prawnych mają Państwo prawo do:

uzyskania informacji o tym, które z Państwa danych osobowych są przez nas przetwarzane (art. 15 RODO);
żądania sprostowania lub usunięcia Państwa danych osobowych, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z naszym prawnie uzasadnionym interesem lub prawnym obowiązkiem przetwarzania tych danych (art. 16, 17 RODO);
ograniczenia przetwarzania Państwa danych (art. 18 RODO);
skorzystania z prawa do przenoszenia danych (art. 20 RODO).

Informacja dotycząca wycofania zgody: W przypadku, gdy wyrazili Państwo zgodę na określone czynności związane z przetwarzaniem danych, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa w takim wypadku na wcześniejsze czynności przetwarzania danych.

Informacja dotycząca sprzeciwu: Jeżeli przetwarzamy Państwa dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu, zgodnie z art. 21 RODO mogą Państwo w każdej chwili wyrazić sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Aby skorzystać ze swoich praw, należy skontaktować się z nami, korzystając z wyżej podanych danych kontaktowych

Czy ma miejsce zautomatyzowane podejmowanie decyzji/profilowanie?

Procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji/profilowania nie są przeprowadzane.

Gdzie można wnieść ew. skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych?

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Właściwym organem jest:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 - 0
E-mail: poststelle(at)datenschutz.hessen.de